KOMUNIKASI : Tahapan menentukan program perencanaan komunikasi

A. Permasalahan Perencanaan Komunikasi

Permasalahan yang dihadapi dalam perencanaan komunikasi adalah bahwa perencanaan itu harus merupakan kebijakan yang menentukan arah dan fungsi seluruh infrastruktur komunikasi. Oleh karenanya seluruh potensi infrastruktur yang dimiliki harus digali dan dimanfaatkan secara optimal. Perencanaan komunikasi memiliki kontrain-kontrain sebagaimana rencana pada umumnya. Tani Handoko (1986;17) mengelompokkan dua hambatan yang sering terjadi dalam proses perencanaan yaitu hambatan yang berasal dari internal pembuat rencana sendiri dan hambatan yang berasal dari luar organisasi yaitu kemungkinan penolakan akan perubahan.

 Hambatan dari dalam perencana menyangkut persoalan kemampuan membuat suatu rencana yang baik serta penyiapan infra struktur sebagai basis penyangga pelaksanaan suatu rencana. Kurangnya pengetahuan tentang organisasi serta lingkungan yang melingkupinya, seringkali membuat kesulitan para perencana untuk memformulasikan suatu rencana. Kekurang pengetahuan tentang lingkungan organisasi atau masyarakat akan menyulitkan para pembuat rencana untuk melakukan peramalan masa depan. Kesalahan dalam peramalan akan menyebabkan ketidak akuratan pembuatan rencana. Dipihak lain, sikap anggota organisasi atau masyarakat yang enggan untuk melakukan perubahan merupakan hambatan yang cukup mendasar bagi suksesnya pelaksanaan suatu rencana. Biasanya kelompok masyarakat ini akan melakukan kegiatan menentang terhadap proses perencanaan tersebut.

   Tersedianya ahli-ahli perencana bidang komunikasi yang terbatas akan merupakan persoalan tersendiri bagi terpenuhinya perencanaan komunikasi yang memenuhi syarat rasionalitas, logis, dan realistis. Sebagai satu institusi yang bertugas menyebarkan informasi, baik yang bersifat politis maupun manajemen. Perencanaan komunikasi dituntut untuk menampung segala aspek yang ada didalam kehidupan masyarakat. Aspek politis, sosial, manajemen, hukum, aspek-aspek sosio kultural lainnya menjadi hal-hal yang perlu dipertimbangkan. Keadaan semacam ini menjadi sangat kontradiktif disatu pihak tugas perencanaan komunikasi adalah sangat berat dipihak lain sumber daya dan sumber dana menjadi sangat terbatas. Keadaan ini akan cukup menghambat timbulnya perencanaan komunikasi yang baik.

      Masalah lain yang akan timbul ketika pelaksanaan perencanaan tersebut dilakukan antara lain, penyiapan fasilitas infrastruktur yang ada dimasyarakat. Ini merupakan kendala dikebanyakan negara berkembang. Masyarakat pada umumnya kurang memiliki kemampuan untuk mengadaptasi dan mengapresiasi pelaksanaan suatu program tertentu. Pendidikan yang relatif rendah, pengalaman aplikasi yang juga kurang serta sifat-sifat tradisional lainnya menyebabkan keterlambatan mereka untuk menterjemahkan suatu perencanaan. Permasalahan-permasalahan sebagaimana dijelaskan diatas menjadi suatu tantangan tersendiri bagi perencana komunikasi. Namun demikian dengan mengupayakan secara maksimal dengan melaksanakan prinsip-prinsip perencanaan dengan baik, tidak mustahil hambatan-hambatan tersebut dapat diantisipasi.

B. Pentingnya Perencanaan Komunikasi

Perencanaan komunikasi diperlukan mengingat terbatasnya sarana dan prasarana komunikasi yang kita miliki, sehingga perlu direncanakan secara efektif dan efisien. Tujuan perencanaan komunikasi adalah untuk membantu pencapaian tujuan masyarakat. Pencapaian tujuan ini memerlukan serangkaian aktifitas yang melibatkan berbagai aspek, berbagai manusia dan bergerak dalam dimensi waktu yang akan datang yang sifat dan keadaannya tidak dapat kita tentukan dengan pasti. Pencapaian tujuan akan dapat berhasil dengan efektif dan efisien apabila dlakukan dengan perhitungan yang matang, adanya kesamaan pandangan, kesamaan persepsi dan adanya koordinasi dari para elemen yang terlibat dalam pencapaian tujuan tersebut. Tanpa adanya kondisi-kondisi di atas, usaha pencapaian tujuan akan tidak tentu arahnya. Oleh karena itulah perlu ada suatu perencanaan untuk mencapai tujuan tersebut.

Secara teoritis, Tani Handoko (1986;19) menyebutkan ada dua alasan dasar perlunya suatu perencanaan yaitu :

(1) protective benefit, yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan.

(2) positive benefit, dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan.

Komunikasi dengan serangkaian fungsi yang melekat padanya dikehendaki untuk memberikan efek kepada khalayak luas. Umumnya efek yang dihasilkan oleh komunikasi berkaitan dengan perubahan sikap dan perilaku masyarakat. Merubah  sikap dan perilaku masyarakat bukanlah pekerjaan yang mudah. Serangkaian variabel dan determinan yang sangat kompleks melingkupi variabel perilaku dan sikap ini. Perubahan perilaku dengan pendekatan komunikasi menghendaki ketepatan dalam penyampaian pesan tertentu yang menjadi stimulus perilaku yang bersangkutan. Media yang dipakai, waktu yang sesuai, suasana psikologis yang timbul merupakan hal-hal yang perlu diantisipasi. Kesemuannya akan dapat dilakukan apabila dimulai dengan suatu perencanaan yang baik. 

C. Pendekatan yang digunakan

Pendekatan sistem (The systems approach)

            Teori sistem secara umum sebagaimana dikatakan oleh John Middleton (1980;12) sangat berpengaruh besar dalam perencanaan komunikasi. Terkait dengan pendekatan sistem, James Lyons (dalam Middleton, 1980; 65) dalam tulisannya “ In’An Overview of Systems Analysis” mengatakan enam (6) langkah pendekatan sistem yaitu; initiation, documentation, interrogation, innovation, selection, dan specification.

           Perencanaan komunikasi merupakan wilayah yang memiliki kajian sangat luas, didalamnya terdapat teknologi, organisasi, sosial, budaya, politik dan keuangan yang secara bersama-sama mempengaruhi satu sama lainnya. Oleh karena itu, mengkaji persoalan perencanaan komunikasi, maka pendekatan sistem (the system approachs) merupakan salah satu jalan terbaik untuk memahami perecanaan komunikasi. Pendekatan ini melihat bahwa permasalahan perencanaan komunikasi tidak dapat dianalisis dengan membagi-bagi persoalan  secara terpisah. Perencanaan komunikasi adalah peristiwa yang sangat komplek, oleh karena itu permasalahan tersebut harus dilihat sebagai kesatuan sistem dari unsur-unsur yang terkait yang saling berinteraksi. 

Dalam memahami perencanaan komunikasi melalui pendekatan system, menurut James Lyons (dalam Middleton 1980; 65) dilakukan melalui enam (6) fase yaitu;

1. Identifikasi masalah (problem identification)

            Secara umum diawali dengan kenyataan masalah yang ada dilapangan. Masalah ini dapat berasal dari berbagai faktor atau dari perasaan yang terjadi pada perencana. Misalnya saja dicontohkan oleh James Lyon “ A Country-wide television system is to be designed and installed--ow to go about it ?”

2. Analisis sistem (systems analysis)

            Analisis sistem menurut McFarlan and Nolan (1975; 64)  system analysis has two bjectives; (1) to reach a thorough uderstanding of the underlying details surrounding a situation, and (2) to developed generalized solution appropriate to the details of the specific situation.

Dikatakan oleh james Lyons bahwa system analysis dimulai ketika an explicit decision has been made that a problem exist and that something must be done about it. Dikatakan lebih lanjut bahwa system analysis adalah the process of understanding the problem, describing in detail how any exiting system to deal with it.

3. Desain sistem (system design)

            Desain sistem merupakan spesifikasi dari analisis sistem yang dimulai dari awal yang baru dan fungsi sistem yang baru. Dikatakan James Lions bahwa system design takes the spesification of system analysis as a starting point and work out in detail the function of the new system; all logical steps and paths of the system are worked through; jo description of personnel are written. 

 4. Implementasi (implementation)

            Pada fese ini diperlukan personil yang terlatih, peralatan yang dbutuhkan dan pencetakan segala aturan dan lain sebagainya. This person must understand the underlying technology of the system sufficiently well to communicate with and supervise the technical specialists. Pendeknya mencakup segala aktivitas yang diperlukan agar sistem dapat bekerja.

5. Operasi (operation)

            Operation begin when the newly designed and developed system is handed over to its ultimate user and operators.  Fase ini merupakan titik dimana sebuah organisasi akan mendapatkan keuntungan. Fase ini juga merupakan titik dimana organisasi menemukan alasan-alasan asumsi yang dibuat selama proses perencanaan dibetulkan dan dilengkapi.

6. Pemeliharaan dan modifikasi (maintenance and modification)

            Pada fase ini dilakukan pemantauan terhadap bekerjanya sistem baru. Pemantauan ini akan dilanjutkan dengan evaluasi apakah bekerjanya sistem sesuai dengan standar-standar yang telah ditentukan. Apabila efek-efek yang timbul tidak sesuai yang diharapkan barang kali perlu diadakan perubahan tujuan, teknologi yang digunakan maupun strategi yang digunakan.

D. Sasaran Strategi dan Strategi Komunikasi

Berdasar pengamatan terhadap analisis komunikasi sebagaimana dijelaskan di atas, maka pesan komunikasi berupa paket program yang telah dirumuskan oleh team, yang berisi tentang kewirausahaan. Strateginya adalah sebagai berikut ;

1. Proses komunikasi dilakukan melalui tiga tahap dasar yaitu penyadaran, aplikasi dan adaptasi, dan pemeliharaan. Pada masing-masing tahap dilakukan monitoring dan evaluasi.
2. Proses komunikasi ditekankan dengan menggunakan pola partisipatoris dengan lebih banyak melibatkan sasaran.
3. Saluran komunikasi lebih banyak menggunakan komunikasi personal dan komunikasi kelompok. Media massa digunakan sebagai penunjang pada tahap penyadaran.
4. Pada tahap implementasi dan adopsi komunikator lebih banyak bersifat sebagai fasilitator.
5. Perencanaan komunikasi ini bersifat fleksibel disesuaikan dengan  kondisi masing-masing klasifikasi dan karakteristik sasaran.

Media yang digunakan dalam kampanye ini disesuaikan dengan tahap-tahap kegiatan kampanye. Pada tahap penyadaran digunakan media komunikasi personal dan komunikasi media massa. Komunikasi personal dilakukan oleh petugas  kaum muda dan orang tua.

E. Evaluasi

Proses evaluasi ini dilakukan dengan menyesuaikan standar-standar yang telah ditetapkan dengan hasil yang dicapai dari setiap elemen kegiatan.

1. Evaluasi awal

Dilakukan setelah tahap konsepsioning untuk melihat persiapan akhir sebelum operasionil proses komunikasi dilakukan. Evaluasi pada tahap ini meliputi kesiapan tenaga komunikator, kesiapan materi komunikasi, kesiapan aparat, kesiapan fasilitas saluran komunikasi, kesiapan dana, kesiapan pola monitoring dan evaluasi.

2. Evaluasi pertengahan pertama

            Dilakukan setelah tahap pemyadaran dengan melihat hasil-hasil tahap penyadaran seperti tanggapan masyarakat, animo sasaran. Pada fase ini juga dilakukan evaluasi akhir terhadap persiapan tenaga komunikator, fasilitas komunikasi.

 3. Evaluasi pertengahan kedua

            Dilakukan setelah jangka waktu tahap implementasi/adopsi dilakukan. Evaluasi tahap ini dilakukan untuk melihat target adopsi yang telah dilakukan sasaran sesuai dengan ketetapan atau tidak.

4. Evaluasi akhir

            Dilakukan pada saat kegiatan akan berakhir. Proses evaluasi dilaksanakan untuk melihat secara menyeluruh program yang telah dilaksanakan, apakah sesuai dengan tujuannya atau tidak. 

Share :

Tweet

More

Related Post